Целью автоматизации информационных процессов является повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей.

Автоматизация базируется на использование средств вычислительной техники (СВТ) и необходимого ПО. Она позволяет существенно сократить время обслуживания пользователей, значительно повысить уровень их обслуживания, преобразует и видоизменяет отдельные технологические процессы, а порой - все основные традиционно используемые технологии. Автоматизация, способствуя ликвидации многих рутинных операций, повышая комфортность и одновременно эффективность работы, предоставляя пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией, создаёт и новые проблемы, решение которых может быть осуществлено лишь на базе использования общенаучных методов и широкого использования новых информационных технологий.

Сформулируем основные задачи автоматизации информационных процессов. Они направлены на:

• сокращение трудозатрат при выполнении традиционных информационных процессов и операций;
• устранение рутинных операций;
• ускорение процессов обработки и преобразования информации;
• расширение возможностей осуществления статистического анализа и повышение точности учетно-отчётной информации;
• повышение оперативности и качественного уровня обслуживания пользователей;
• модернизацию или полную замену элементов традиционных технологий;
• расширение возможностей организации и эффективного использования информационных ресурсов за счёт применения НИТ (автоматическая идентификация изданий, настольные издательские системы, сканирование текстов, СD и DVD, системы теледоступа и телекоммуникаций, электронная почта, другие сервисы Интернета, гипертекстовые, полнотекстовые и графические машиночитаемые данные и др.);
• облегчение возможностей широкого обмена информацией, участия в корпоративных и других проектах, способствующих интеграции и т.п.

При создании АИС целесообразно максимально унифицировать организуемые системы (подсистемы) для удобства их распространения, модификации, эксплуатации, а также обучения персонала работе с соответствующим ПО, разработка которого для АИС связана с тремя основными факторами:

• существующей программной средой, состоянием системных, прикладных программных средств, в том числе СУБД;
• необходимостью проведения новых разработок (нецелесообразность модернизации старых или адаптации заимствованных систем);
• наличием квалифицированных разработчиков.

Разработка (проектирование) систем автоматизации информационных процессов состоит из двух системных аспектов: анализа и синтеза. Первый предполагает выделение процессов, подлежащих автоматизации, их изучение, выявление определенных закономерностей, особенностей и др. Он необходим также для определения целей и задач создаваемой системы. Второй аспект подразумевает организацию внедрения НИТ для осуществления, полученных в результате анализа, технических, технологических и программных решений.

Для успешного проведения проектных работ рекомендуется выявить один или несколько прототипов проектируемого объекта, на их основе разработать некоторое количество возможных вариантов (их количество, как правило, в несколько раз больше числа выявленных прототипов). Например, для определения организационно-управленческой структуры автоматизируемой организации в качестве прототипа можно использовать её структуру.

Затем из полученных вариантов следует отобрать альтернативные разновидности. С учётом местных условий и локальных ограничений сократить оставшиеся варианты, из которых.